Aplica-se a: Office 365 for enterprises, Live@edu
Líderes em organizações precisam enviar mensagens de email freqüentemente a um grupo grande de usuários. Por exemplo, você pode precisar enviar uma mensagem de difusão sobre um incidente de segurança ou condições de tempo severas aos usuários.
No serviço baseado em nuvem, a melhor maneira de fazer isso é configurar um grupo dinâmico de distribuição que permite enviar uma mensagem a vários usuários de uma vez. A associação para grupos dinâmicos de distribuição é baseada em condições que você define ao criar o grupo. Isso significa que a lista de associação para um grupo dinâmico de distribuição é calculada toda vez que uma mensagem é enviada ao grupo.
Como resultado, novos usuários criados depois que você configurou o grupo receberão mensagens enviadas ao grupo sem necessidade de trabalho adicional. Isso torna a associação de grupos dinâmicos de distribuição muito mais fácil de manter do que grupos de distribuição, também chamados de "grupos públicos", que requerem que os membros sejam adicionados manualmente.
Líderes em organizações precisam enviar mensagens de email freqüentemente a um grupo grande de usuários. Por exemplo, você pode precisar enviar uma mensagem de difusão sobre um incidente de segurança ou condições de tempo severas aos usuários.
No serviço baseado em nuvem, a melhor maneira de fazer isso é configurar um grupo dinâmico de distribuição que permite enviar uma mensagem a vários usuários de uma vez. A associação para grupos dinâmicos de distribuição é baseada em condições que você define ao criar o grupo. Isso significa que a lista de associação para um grupo dinâmico de distribuição é calculada toda vez que uma mensagem é enviada ao grupo.
Como resultado, novos usuários criados depois que você configurou o grupo receberão mensagens enviadas ao grupo sem necessidade de trabalho adicional. Isso torna a associação de grupos dinâmicos de distribuição muito mais fácil de manter do que grupos de distribuição, também chamados de "grupos públicos", que requerem que os membros sejam adicionados manualmente.
Criar um grupo dinâmico de distribuição para enviar email a todos os alunos em sua escola
Vamos acompanhar um exemplo de como é possível usar grupos dinâmicos de distribuição para mensagens de emergência. Você é o administrador do sistema de mensagens na Contoso University. Durante uma recente tempestade de inverno, a administração da escola pediu que você enviasse email a todos os alunos explicando quais aulas foram canceladas e quais instalações e serviços estavam fechados por causa da tempestade.
Você enviou a mensagem a todos os grupos de distribuição mantidos por departamentos específicos. No entanto, como a associação de grupos de distribuição é estática, você não tinha certeza se a associação desses grupos estava atualizada ou se todos os alunos realmente receberam a mensagem. Suas suspeitas foram confirmadas quando você ouviu que alguns alunos vieram para a escola e descobriram que as aulas estavam canceladas e que os prédios estavam fechados.
Para se preparar para a próxima vez, você decide configurar um grupo dinâmico de distribuição para toda a escola, chamado "Todos os Alunos", para ajudar a garantir que todos os alunos recebam essas mensagens importantes. Você está convencido de que essa é a melhor solução porque:
- A associação é dinâmica, o que simplifica a manutenção.
- Os membros do grupo não são exibidos no catálogo de endereços compartilhado, portanto, você pode manter a privacidade dos alunos.
- As mensagens enviadas a um grupo não excederão os limites máximos de destinatários porque os grupos são considerados como um único destinatário.
Planejar e preparar
Grupos dinâmicos de distribuição usam propriedades de caixa de correio para determinar associação, portanto, você precisa decidir qual propriedade ou propriedades de caixa de correio usar como critérios para associação de grupo. Você também precisa decidir quem pode enviar mensagens a esse grupo.
Baseado em sua pesquisa de grupos dinâmicos de distribuição e em seu planejamento, você decide o seguinte:
- Usar a propriedade CustomAttribute1 para filtrar a associação. Como sua organização hospedada contém apenas caixas de correio para alunos, você atribui o valor Aluno a essa propriedade. As caixas de correio do corpo docente e da equipe estão localizadas em seu sistema de mensagens local e você ainda não fornece o serviço baseado em nuvem aos bacharéis.
- Atribua você mesmo e o reitor como as únicas pessoas que podem enviar mensagens a este grupo.
Configurar um grupo dinâmico de distribuição
Com seu plano de ação à mão, você está pronto para implementar essa solução executando estas tarefas:
- Configure a propriedade CustomAttribute1 para todas as contas.
- Crie o novo grupo dinâmico de distribuição Todos os Alunos.
- Especifique quem pode enviar mensagens de email ao grupo Todos os Alunos.
1. Configurar CustomAttribute1
Como sua organização hospedada contém apenas caixas de correio para alunos, execute os seguintes comandos do Windows PowerShell para preencher CustomAttribute1 com o valor Aluno para todas as contas de usuário:
2. Criar o novo grupo dinâmico de distribuição Todos os Alunos
Com CustomAttribute1 configurado com o valor Aluno, execute o comando a seguir para criar o novo grupo dinâmico de distribuição usando esse atributo como um critério para associação de grupo:
New-DynamicDistributionGroup -Name "All Students" -IncludedRecipients MailboxUsers -ConditionalCustomAttribute1 Student
O endereço de email desse grupo é allstudents@contoso.edu. O grupo aparece no catálogo de endereços compartilhado, mas a associação de grupo não é exibida.
3. Especificar quem pode enviar mensagens de email ao grupo Todos os Alunos
Por padrão, qualquer um pode enviar mensagens a um grupo dinâmico de distribuição. Portanto, é importante restringir quem pode enviar mensagens a esse grupo. Para configurar o grupo Todos os Alunos de forma que só você e o reitor possam enviar mensagens ao grupo, execute o comando a seguir:
Set-DynamicDistributionGroup "All Students" -AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers administrator@contoso.edu,student-dean@contoso.edu
Embora o grupo Todos os Alunos apareça no catálogo de endereços compartilhado e qualquer pessoa possa endereçar e enviar uma mensagem a esse grupo, ninguém receberá uma mensagem enviada a esse grupo por qualquer pessoa, exceto você e o reitor, e outros remetentes receberão uma NDR (notificação de falha na entrega) informando que houve falha na entrega da mensagem.
Práticas recomendadas
Considere estas práticas recomendadas ao configurar e usar grupos dinâmicos de distribuição:
- Adicionar a propriedade CustomAttributeN ao provisionar usuários pela primeira vezPara fazer isso, adicione uma propriedade CustomAttributeN ao cabeçalho no arquivo de importação CSV usado para provisionar usuários. Isso evitará que você precise voltar e configurar uma propriedade depois que as contas de usuário foram criadas, como precisamos fazer em nosso exemplo.
- Use a propriedade CustomAttributeN para segmentar sua população de usuários Um cenário mais real pode ter alunos, corpo docente, equipe e bacharéis hospedados em uma organização baseada em nuvem. Nesse caso, você pode usar os valores a seguir para a propriedade CustomAttributeN para diferentes tipos de usuários:
- Aluno
- FacultyStaff
- Bacharéis
- Usar propriedades existentes para ajudar a segmentar sua população de usuários Se você já provisionou usuários no serviço baseado em nuvem, poderá usar uma propriedade existente como critério de um grupo de distribuição dinâmica. Por exemplo, é possível usar atributos como Office, Departament ou Title.
Também é possível usar uma propriedade existente como auxílio para configurar a propriedade CustomAttributeN. Em nosso exemplo, supôs-se que as únicas caixas de correio baseadas em nuvem eram de alunos. Mas vamos imaginar que você também havia caixas de correio baseadas em nuvem para o corpo docente e a equipe. Ao provisionar as caixas de correio do corpo docente e da equipe, você usa o atributo Office para os números das salas. Nesse caso, você pode usar o comando a seguir para adicionar o valor FacultyStaff à propriedade CustomAttribute1: Portanto, para todas as caixas de correio onde o atributo Office não está em branco, adicionamos o valor FacultyStaff à propriedade CustomAttribute1. Isso exclui caixas de correio de alunos e bacharéis porque eles não têm um escritório no campus. - Usar grupos de distribuição que têm associações fechadas para limitar quem pode enviar mensagens a grupos dinâmicos de distribuição grandes Em nosso exemplo, você e o reitor são as únicas pessoas que podem enviar email ao grupo Todos os Alunos. Isso será arriscado se qualquer um de vocês não estiver disponível para enviar uma mensagem importante ou urgente.
Uma abordagem melhor seria identificar quem pode enviar mensagens ao grupo Todos os Alunos e criar um grupo de distribuição com associação fechada e adicionar essas pessoas como membros. Use o parâmetro AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers no cmdlet Set-DynamicDistributionGroupixo para permitir que os membros desse grupo enviem mensagens ao grupo Todos os Alunos. - Ocultar grupos dinâmicos de distribuição grandes no catálogo de endereços compartilhado Você pode restringir quem pode enviar mensagens de email a um grupo dinâmico de distribuição, mas talvez também queira considerar ocultar completamente esses tipos de grupos relacionados à administração do catálogo de endereços compartilhado.
Para ocultar o grupo Todos os Alunos, usando nosso exemplo, execute o comando a seguir:
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